Warum geht mein halber Tag für Büroarbeit drauf?
Weil dieselben Handgriffe jeden Tag von Hand passieren: Anfragen beantworten, Termine hin- und herschieben, Angebote und Rechnungen tippen. Genau diese Wiederholungen übernimmt heute Software — zuverlässig, rund um die Uhr, und ohne dass du deine Arbeitsweise umstellst.
So sieht eine automatisierte Anfrage aus. Du warst am Samstag beim Grillen — und hattest am Montag trotzdem den Auftrag.
Drei Abläufe, die in fast jedem Betrieb Zeit verbrennen
Sie fallen nie auf, weil sie sich über den Tag verteilen. Zusammengerechnet sind es meist mehr als zehn Stunden pro Woche. Erkennst du deinen Betrieb wieder?
Anfragen bleiben liegen
Am Bau klingelt das Telefon ins Leere, Mails werden abends beantwortet. Wer zuerst antwortet, bekommt den Auftrag — und das ist selten der, der erst am nächsten Tag zurückruft.
Woran du es merkst: Du rufst Interessenten zurück, die schon jemand anderen beauftragt haben.
Dieselben Daten dreimal tippen
Name aus der Mail in den Kalender, vom Kalender ins Angebot, vom Angebot in die Rechnung. Jede Übertragung kostet Minuten und produziert Tippfehler.
Woran du es merkst: Deine Kundendaten stehen in Excel, im Mailprogramm und am Zettel.
Nachfassen passiert nie
Angebote gehen raus und niemand fragt nach. Rechnungen bleiben offen, weil die Erinnerung im Alltag untergeht. Das Geld liegt am Tisch — es holt es nur keiner ab.
Woran du es merkst: Du weißt nicht auswendig, welche Angebote noch offen sind.
Was kostet dich das Ganze im Monat?
Schieb die Regler auf deinen Alltag. Wir rechnen konservativ mit rund 60 Prozent Einsparung — das erreichen wir in der Praxis fast immer.
Die Rechnung ist eine Schätzung, kein Angebot. Im Erstgespräch schauen wir uns deine echten Abläufe an und sagen dir, was davon realistisch ist.
Analyse anfordern
Was wir konkret für dich automatisieren
Kein Großprojekt, keine neue Software, die dein Team erst lernen muss. Wir setzen dort an, wo es am meisten weh tut — und bauen Schritt für Schritt aus.
Telefonassistent
Nimmt Anrufe ab, wenn du auf der Leiter stehst. Fragt Anliegen, Ort und Erreichbarkeit ab und schickt dir die Notiz aufs Handy.
Anfragen-Assistent
Antwortet auf Mails, Formular und WhatsApp in Minuten — in deinem Ton, mit deinen Preisen, mit deinen Standardantworten.
Termine ohne Rückfragen
Kunden buchen freie Fenster selbst, inklusive Fahrzeit und Erinnerung. Das Hin und Her per Telefon fällt weg.
Angebote & Rechnungen
Aus der Anfrage entsteht das Angebot, aus dem Auftrag die Rechnung. Du prüfst und gibst frei — mehr nicht.
Systeme, die miteinander reden
Website, Mailprogramm, Kalender, Buchhaltung: Wir verbinden, was du schon hast. Daten wandern von selbst weiter.
DSGVO-konform aufgesetzt
Server in Europa, klare Löschfristen, dokumentierte Abläufe. Was heikel ist, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Ein normaler Dienstag, zweimal erzählt
Gleicher Betrieb, gleiche Aufträge. Der Unterschied ist nur, wer die Wiederholungen macht.
Wie schnell läuft der erste Ablauf von selbst?
Die erste Automatisierung steht nach zwei Wochen. Dein Aufwand: rund zwei Stunden, verteilt auf vier Schritte.
Abläufe aufnehmen
30 Minuten Gespräch. Du erzählst deinen Tag, wir markieren, was Software übernehmen kann.
Ein Ablauf zum Start
Wir beginnen mit dem größten Zeitfresser. Kleines Risiko, sichtbares Ergebnis.
Testlauf mit dir
Eine Woche läuft alles mit deiner Freigabe mit. Antworten und Ton stimmen wir gemeinsam ab.
Betreuen & ausbauen
Wir überwachen, korrigieren und nehmen den nächsten Ablauf dazu. Du entscheidest das Tempo.
Was Betriebe uns am häufigsten fragen
Merken meine Kunden, dass da eine KI antwortet?+
Wir arbeiten transparent: Der Assistent stellt sich als digitale Assistenz deines Betriebs vor. Die Erfahrung zeigt, dass Kunden vor allem eine schnelle, freundliche Antwort schätzen — und die bekommen sie. Sobald es persönlich wird, übergibt der Assistent an dich.
Ersetzt das meine Mitarbeiter im Büro?+
Nein. Es nimmt ihnen die stumpfen Wiederholungen ab — Daten übertragen, Standardmails, Terminabstimmung. Was bleibt, ist die Arbeit, für die man einen Menschen braucht: Kunden beraten, Sonderfälle lösen, entscheiden.
Was passiert mit meinen Kundendaten?+
Wir setzen auf Anbieter mit Verarbeitung in Europa, schließen die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge ab und halten fest, welche Daten wie lange gespeichert werden. Deine Daten werden nicht zum Training fremder Modelle verwendet.
Und wenn die KI einmal Unsinn antwortet?+
Der Assistent bekommt nur einen klar abgesteckten Rahmen: deine Leistungen, deine Preise, deine Standardfälle. Alles außerhalb landet als Rückfrage bei dir statt in einer erfundenen Antwort. In den ersten Wochen laufen alle Ausgänge über deine Freigabe.
Muss ich meine Programme wechseln?+
In der Regel nicht. Wir verbinden, was du schon nutzt — Mailprogramm, Kalender, Buchhaltung, Website. Nur wenn ein System gar keine Schnittstelle hat, schlagen wir eine Alternative vor und sagen offen, was der Wechsel kostet.
Ist das für einen Betrieb mit drei Leuten nicht überdimensioniert?+
Im Gegenteil — dort wirkt es am stärksten, weil es keine Bürokraft gibt, die das nebenbei erledigt. Wir starten mit einem einzigen Ablauf. Wenn der nichts bringt, baust du nicht weiter aus.
Wir sagen dir, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.
Erzähl uns kurz, wo im Alltag die Zeit hingeht. Du bekommst von uns eine ehrliche Einschätzung — ohne Verkaufsmasche und ohne Verpflichtung.